אודות הסרטון
בסרטון זה נדגים הקמת ויבוא לקוחות, עיצוב וספרור מסמכים:
- הגדרת לקוח חדש פשוטה להפליא, פשוט מלאו את השדות השונים ולחצו על שמירה. אם ברצונכם לשלוח ללקוח את המסמכים בדואר אלקטרוני, עם חתימה דיגיטלית בהתאם להוראות החוק, שנו את ברירת המחדל לפיה בעת הפקתם יישלחו המסמכים להדפסה והוסיפו את כתובת המייל שלו (ניתן להגדיר יותר מכתובת אחת אליה ישלח המסמך). מעבר לכך באפשרותכם להוסיף מידע רב על הלקוח וכן להגדיר את אנשי הקשר. עם הצטרפותכם ל - Accountbook מומלץ לייבא את רשימת לקוחותיכם במקום להקים כל לקוח באופן ידני.
- נלחץ על לשונית יבוא לקוחות, נבחר את קובץ ה Excel - שכולל את רשימת לקוחות העסק (ניתן לבחור קובץ Excel בכל מבנה ובלבד שהקובץ כולל שורת כותרת אחת כפי שניתן לראות בדוגמת מבנה). כעת נלחץ על כפתור להעלות, כפי שניתן לראות – יצרנו ממשק ידידותי להפליא לצורך שיוך השדות ברשימת לקוחותיכם לרשימת השדות הקבועים במערכת, כל שעליכם לעשות הוא לגרור את השדות מצד שמאל של המסך, לשייכם לשדה המתאים בצדו הימני ולשחרר. במידה וטעיתם, לחצו על ה "X", השדה שזה עתה שייכתם ישתחרר ותוכלו לשייכו מחדש. שימו לב לשדות החובה בלעדיהם לא ניתן יהיה להשלים את תהליך היבוא, את שדה הטלפון ניתן להתאים בשני מופעים, האחד כולל קידומת ומספר הטלפון באותו שדה והשני קידומת ומספר טלפון בשדות נפרדים. זהו, ניגש למסך לקוחות וכבמטה קסם כל לקוחות העסק ממתינים לנו ב Accountbbok, ניתן למיינם, לחפש לקוח ספציפי ולהפיק לו מסמך.
- אחד היתרונות של מעבר ל - Accountbook הינו היכולת להראות מקצועי ולמתג את עצמכם בעיני לקוחותיכם משלב ההזמנה דרך שלב החיוב ועד לשלב הגבייה. יצרנו תבנית מעוצב לכלל המסמכים בצורה שתאפשר לכם להוסיף את טביעתכם האישית במקומות רבים במסמך: לשיקול דעתכם אם לכלול את נתוני העסק שלכם ומספר הרישום במע"מ בכותרת המסמך, מומלץ להוסיף את הלוגו שלכם לכותרת המסמך ולמקמו לרוחבו ואף לגובהו של העמוד. בסוף המסמך ניתן להוסיף מלל קבוע שיופיע אוטומטית (טקסט שונה לכל סוג מסמך). בגוף המסמך ניתן ממש להגדיר את העמודות השונות בטבלה בהתאם לאופי עיסוקכם, עבודה עם יחידות מידה, עבודה עם כמויות והנחה ברמת פריט – במידה ואין לכם צורך במי מבין אופציות אלו באפשרותכם לפשט מאוד את המבנה הטבלאי בו נקלטים פרטים למסמכים. הוראות ניהול ספרים מחייבות ספרור מסמכים, כל סוג מסמך ברצף נפרד של מספרים עוקבים, כך שלא יחזור מספר עוקב על עצמו בשנת מס אחת. לכל סוג מסמך קיים מספר ספרור ברירת מחדל במערכת, במידה וטרם הפקתם מסמך ראשון מסוגו באפשרותכם להגדיר את תחילת ספרורו, החל מהמספר 1. לאחר שהפקתם מסמך מסוג מסוים, לא ניתן יהיה לשנות את רצף המספרים למסמכים מאותו סוג.