פעולות ראשוניות

• הפקת מסמכים הינה לב המערכת, המערכת נבנתה באופן שמאפשר יצירה קלה של מסמכים ומעודד עבודה מסודרת בניהולם. ניתן להפיק 14 סוגי מסמכים שונים המכסים את כל מחזור החיים של עיסקה וטיפול בלקוח.
• פיק חשבונית מס לדוגמא, ניצור אותה באופן אוטומטי מתוך מסמך הזמנה שכבר נשלח ללקוח, ניתן לראות כיצד כל הפריטים מהמסמך שסומן הועתקו לחשבונית ואף חיווי על כך ניתן בשדה הערה, כמובן שניתן לערוך את ההערה ללקוח כרצונכם, לציין תנאי תשלום, ולתארך את המסמך עד שבועיים אחורנית (למעט מסמכים שמעידים על קבלת תשלום כדוגמת קבלה). ניתן לשמור את החשבונית באופן זמני ולחזור אליה עד שבועיים ממועד יצירתה, לערוך ולהפיק. עם הפקת החשבונית מסמכי ההזמנה יסגרו אוטומטית (סטאטוס סגור).
• דרך אחרת להגיע לתוצאה דומה היא להשתמש באופציית הפיכת מסמך – נבחר הצעת מחיר כלשהיא ונלחץ על כפתור הפיכת המסמך לחשבונית.
• נניח שכעת התקבל תשלום בגין חשבונית המס שזה עתה יצרנו, נפתח מסמך קבלה חדש, נבחר את הלקוח, נסמן את החשבונית, נזין את התשלום, נפיק את הקבלה והמערכת תסגור את החשבונית אוטומטית. במערכת השקלית (לא בעבודה עם מט"ח) ניתן לסגור קבלה מול מספר חשבוניות בו זמנית.
• במידה ולא סימנו וסגרנו מסמכים בעת הפקה, ניתן לבצע סגירה יזומה מתפריט מסמכים לשונית "סגירת מסמכים", כדי לסגור מסמכים לא כספיים כל שעליכם לעשות הינו לסמן את המסמכים שאתם מעונינים לסגור וללחוץ על סגירת מסמכים. לסגירת מסמכים כספיים יש לבחור לקוח ולסמן את הקבלה ואת החשבוניות שרוצים לסגור מולה, המערכת תסגור את החשבוניות שסומנו עד לגובה סכום הקבלה.
• בעמוד מסמכים שהופקו ניתן לעשות מגוון פעולות על מספר מסמכים בו זמנית: נבחר מספר מסמכים להדפסה- המערכת תיצור לנו קובץ PDF עם כל המסמכים שבחרנו מסודרים ברצף, ניתן לשלוח את המסמכים שליחה חוזרת ללקוחות במייל (פעולות מסוימות כדוגמת שכפול מסמך מתבצעות ברמת מסמך בודד).
• במידת הצורך ניתן לזכות חשבונית מס, נסמן את החשבונית בגינה יש לזכות, נלחץ על זיכוי, המערכת תייצר לנו באופן אוטומטי חשבונית מס זיכוי מלאה וכל שנותר לנו זה ללחוץ על הפקה. אם ננסה לבטל את חשבונית זו שוב המערכת תתריע כי לא ניתן לזכות חשבונית שכבר זוכתה.
• ניתן אף לבטל קבלה, המערכת תפיק באופן אוטומטי מסמך יציאה מקופה, כדי לבטל חשבונית מס קבלה יש לבצע הן זיכוי והן ביטול באופן זהה לזה שכבר נאמר כאן.
• מתוך כרטיס לקוח באפשרותכם להקים מסמכים מחזוריים (ריטיינר), לפיהם המערכת תאפשר הפקת אוטומטית עתידית וחוזרת של המסמך ללקוח בהתאם להגדרות, חשבונית מס, חשבון עסקה, הצעת מחיר, הזמנה, ותעודת משלוח.
• מלבד הפרטים אשר יש למלאם, כמו במסמך רגיל, יש להגדיר את סוג המסמך המבוקש, את היום בחודש בו הינכם מעוניינים בהפקת המסמך ואת תדירות ההפקה, כל חודש, חודשיים וכדומה. המערכת תתזכר אתכם בהודעות מערכת כי ישנם מסמכים מחזוריים שהגיע מועד הפקתם, כל שעליכם יהיה לעשות הוא לסמן את המסמכים שברצונכם להפיק וללחוץ על הפקת מסמכים.