סרטוני הדרכה

Accountbook מקלה עליכם ליצור ולנהל חשבוניות ושאר מסמכי עסקה, וכוללת יכולות נפלאות המפשטות את ניהול הכנסות העסק וגביה מלקוחות – הכל כבמטה קסם.
המערכת תוכננה עם ממשק משתמש ידידותי, אינטואיבי, פשוט ויפה. עמוד הבית כולל קיצורי דרך לפעולות נפוצות, תמונת מצב העסק ממעוף הציפור וכן הודעות מערכת המהוות גם קיצורי דרך לפעולות הנדרשות.
ליצירת מסמך פשוט בחרו מתוך 14 מסמכי המערכת את המסמך שברצונכם להפיק. ניצור חשבונית מס, ראשית נבחר מתוך רשימה את הלקוח אותו אנו רוצים לחייב, ניתן כמובן להגדיר לקוח מזדמן בגוף החשבונית. במידה וכבר הפקנו ללקוח זה הצעות מחיר שונות, המערכת תזהה זאת. נסמן את ההצעה המתאימה, והחשבונית תתמלא באופן אוטומטי.
הוספת או גריעת שורות הינה קלה, פשוט לחצו על הפלוס להוספת שורה או על האיקס לגריעתה. ניתן להוסיף פריטים שהוגדרו מראש, פשוט התחילו לכתוב והמערכת תזהה ותמלא באופן אוטומטי את כל השדות הרלוונטים לפריט שנבחר. אתם יכולים להחליט אם לתת הנחה ברמת פריט, ברמת מסמך או גם וגם, לקבוע תנאי תשלום, לפטור ממע"מ כאשר החוק מאפשר זאת ולציין הערה ללקוח שתתוסף לגוף המסמך לידעתו. כמו כן ניתן לעבוד עם כמויות ויחידות מידה ולתארך את החשבונית עד שבועיים אחורנית.
במידה ואתם עובדים עם לקוחות מחו"ל אתם אף יכולים לבחור מטבע זר לחיוב ולשנות את שפת המסמך לאנגלית. כל שנותר הוא להחליט האם להפיק את המסמך כעת או לשמור אותו זמנית ולהפיקו עד שבועיים ממועד יצירתו. כדי למזער טעויות סופר Accountbook תציג בפניכם את עיקרי המסמך רגע לפני הפקתו - נלחץ על "הפקת מסמך", ואז תתקבל הודעה שהמסמך נוצר בהצלחה עם מספר אפשרויות: צפיה במסמך, הפקת מסמך מאותו סוג, הפקת מסמך מסוג אחר. ניתן לצפות בחשבונית שזה עתה הפקנו בתצוגה מקדימה, להוריד את המסמך המלא לקובץ PDF , להדפיס, לשכפל אותו ולשלוח אותו שליחה חוזרת במייל - הלקוח יקבל מיידית קישור לחשבונית המס לכתובת המייל שלו, עם לחיצה על הקישור תוצג החשבונית בתצוגה מקדימה באזור האישי שלו, שם כבר נמצאים כלל המסמכים שהפקתם עבורו עד כה, הוא מצידו יכול כמובן להוריד את המסמך המלא לקובץ PDF ולהדפיסו.
אתם יכולים להפוך את כלל המסמכים לכלי שיווקי על ידי עיצובם ברוח העסק שלכם - הוספת לוגו, הדפסת פרטי העסק, הוספת מלל קבוע וספציפי למסמכים השונים ובכדי להתאים את המערכת בצורה מיטבית לאופי עבודתכם, ניתן להגדיר אף את גוף המסמכים, עבודה עם וללא כמויות, יחידות מידה הנחה בפריטים ועוד.
Accountbook באה עם פיצ'ר נפלא הקרוי פריטים, פריט יכול להיות להיות כל דבר משרות עד למוצר, אם אתם מוצאים את עצמכם מחייבים עבור משהו פעם אחר פעם אתם יכולים ליצור פריט קבוע, שמוש בפריטים מזרים את העבודה בכך שהוא נותן לכם גישה ישירה לפריטים הכי נפוצים בעבודתכם.

הגדרת לקוח חדש פשוטה להפליא, פשוט מלאו את השדות השונים ולחצו על שמירה. אם ברצונכם לשלוח ללקוח את המסמכים בדואר אלקטרוני, עם חתימה דיגיטלית בהתאם להוראות החוק, שנו את ברירת המחדל לפיה בעת הפקתם יישלחו המסמכים להדפסה והוסיפו את כתובת המייל שלו (ניתן להגדיר יותר מכתובת אחת אליה ישלח המסמך). מעבר לכך באפשרותכם להוסיף מידע רב על הלקוח וכן להגדיר את אנשי הקשר. עם הצטרפותכם ל - Accountbook מומלץ לייבא את רשימת לקוחותיכם במקום להקים כל לקוח באופן ידני.
נלחץ על לשונית יבוא לקוחות, נבחר את קובץ ה Excel - שכולל את רשימת לקוחות העסק (ניתן לבחור קובץ Excel בכל מבנה ובלבד שהקובץ כולל שורת כותרת אחת כפי שניתן לראות בדוגמת מבנה). כעת נלחץ על כפתור להעלות, כפי שניתן לראות – יצרנו ממשק ידידותי להפליא לצורך שיוך השדות ברשימת לקוחותיכם לרשימת השדות הקבועים במערכת, כל שעליכם לעשות הוא לגרור את השדות מצד שמאל של המסך, לשייכם לשדה המתאים בצדו הימני ולשחרר. במידה וטעיתם, לחצו על ה "X", השדה שזה עתה שייכתם ישתחרר ותוכלו לשייכו מחדש. שימו לב לשדות החובה בלעדיהם לא ניתן יהיה להשלים את תהליך היבוא, את שדה הטלפון ניתן להתאים בשני מופעים, האחד כולל קידומת ומספר הטלפון באותו שדה והשני קידומת ומספר טלפון בשדות נפרדים. זהו, ניגש למסך לקוחות וכבמטה קסם כל לקוחות העסק ממתינים לנו ב Accountbbok, ניתן למיינם, לחפש לקוח ספציפי ולהפיק לו מסמך.
אחד היתרונות של מעבר ל - Accountbook הינו היכולת להראות מקצועי ולמתג את עצמכם בעיני לקוחותיכם משלב ההזמנה דרך שלב החיוב ועד לשלב הגבייה. יצרנו תבנית מעוצב לכלל המסמכים בצורה שתאפשר לכם להוסיף את טביעתכם האישית במקומות רבים במסמך: לשיקול דעתכם אם לכלול את נתוני העסק שלכם ומספר הרישום במע"מ בכותרת המסמך, מומלץ להוסיף את הלוגו שלכם לכותרת המסמך ולמקמו לרוחבו ואף לגובהו של העמוד. בסוף המסמך ניתן להוסיף מלל קבוע שיופיע אוטומטית (טקסט שונה לכל סוג מסמך). בגוף המסמך ניתן ממש להגדיר את העמודות השונות בטבלה בהתאם לאופי עיסוקכם, עבודה עם יחידות מידה, עבודה עם כמויות והנחה ברמת פריט – במידה ואין לכם צורך במי מבין אופציות אלו באפשרותכם לפשט מאוד את המבנה הטבלאי בו נקלטים פרטים למסמכים. הוראות ניהול ספרים מחייבות ספרור מסמכים, כל סוג מסמך ברצף נפרד של מספרים עוקבים, כך שלא יחזור מספר עוקב על עצמו בשנת מס אחת. לכל סוג מסמך קיים מספר ספרור ברירת מחדל במערכת, במידה וטרם הפקתם מסמך ראשון מסוגו באפשרותכם להגדיר את תחילת ספרורו, החל מהמספר 1. לאחר שהפקתם מסמך מסוג מסוים, לא ניתן יהיה לשנות את רצף המספרים למסמכים מאותו סוג.

הפקת מסמכים הינה לב המערכת, המערכת נבנתה באופן שמאפשר יצירה קלה של מסמכים ומעודד עבודה מסודרת בניהולם. ניתן להפיק 14 סוגי מסמכים שונים המכסים את כל מחזור החיים של עיסקה וטיפול בלקוח.
נפיק חשבונית מס לדוגמא, ניצור אותה באופן אוטומטי מתוך מסמך הזמנה שכבר נשלח ללקוח, ניתן לראות כיצד כל הפריטים מהמסמך שסומן הועתקו לחשבונית ואף חיווי על כך ניתן בשדה הערה, כמובן שניתן לערוך את ההערה ללקוח כרצונכם, לציין תנאי תשלום, ולתארך את המסמך עד שבועיים אחורנית (למעט מסמכים שמעידים על קבלת תשלום כדוגמת קבלה).
ניתן לשמור את החשבונית באופן זמני ולחזור אליה עד שבועיים ממועד יצירתה, לערוך ולהפיק. עם הפקת החשבונית מסמכי ההזמנה יסגרו אוטומטית (סטאטוס סגור).
דרך אחרת להגיע לתוצאה דומה היא להשתמש באופציית הפיכת מסמך – נבחר הצעת מחיר כלשהיא ונלחץ על כפתור הפיכת המסמך לחשבונית.
נניח שכעת התקבל תשלום בגין חשבונית המס שזה עתה יצרנו, נפתח מסמך קבלה חדש, נבחר את הלקוח, נסמן את החשבונית, נזין את התשלום, נפיק את הקבלה והמערכת תסגור את החשבונית אוטומטית. במערכת השקלית (לא בעבודה עם מט"ח) ניתן לסגור קבלה מול מספר חשבוניות בו זמנית.
במידה ולא סימנו וסגרנו מסמכים בעת הפקה, ניתן לבצע סגירה יזומה מתפריט מסמכים לשונית "סגירת מסמכים", כדי לסגור מסמכים לא כספיים כל שעליכם לעשות הינו לסמן את המסמכים שאתם מעונינים לסגור וללחוץ על סגירת מסמכים. לסגירת מסמכים כספיים יש לבחור לקוח ולסמן את הקבלה ואת החשבוניות שרוצים לסגור מולה, המערכת תסגור את החשבוניות שסומנו עד לגובה סכום הקבלה.
בעמוד מסמכים שהופקו ניתן לעשות מגוון פעולות על מספר מסמכים בו זמנית: נבחר מספר מסמכים להדפסה- המערכת תיצור לנו קובץ PDF עם כל המסמכים שבחרנו מסודרים ברצף, ניתן לשלוח את המסמכים שליחה חוזרת ללקוחות במייל (פעולות מסוימות כדוגמת שכפול מסמך מתבצעות ברמת מסמך בודד).
במידת הצורך ניתן לזכות חשבונית מס, נסמן את החשבונית בגינה יש לזכות, נלחץ על זיכוי, המערכת תייצר לנו באופן אוטומטי חשבונית מס זיכוי מלאה וכל שנותר לנו זה ללחוץ על הפקה. אם ננסה לבטל את חשבונית זו שוב המערכת תתריע כי לא ניתן לזכות חשבונית שכבר זוכתה.
ניתן אף לבטל קבלה, המערכת תפיק באופן אוטומטי מסמך יציאה מקופה, כדי לבטל חשבונית מס קבלה יש לבצע הן זיכוי והן ביטול באופן זהה לזה שכבר נאמר כאן.
מתוך כרטיס לקוח באפשרותכם להקים מסמכים מחזוריים (ריטיינר), לפיהם המערכת תאפשר הפקת אוטומטית עתידית וחוזרת של המסמך ללקוח בהתאם להגדרות, חשבונית מס, חשבון עסקה, הצעת מחיר, הזמנה, ותעודת משלוח.
מלבד הפרטים אשר יש למלאם, כמו במסמך רגיל, יש להגדיר את סוג המסמך המבוקש, את היום בחודש בו הינכם מעוניינים בהפקת המסמך ואת תדירות ההפקה, כל חודש, חודשיים וכדומה. המערכת תתזכר אתכם בהודעות מערכת כי ישנם מסמכים מחזוריים שהגיע מועד הפקתם, כל שעליכם יהיה לעשות הוא לסמן את המסמכים שברצונכם להפיק וללחוץ על הפקת מסמכים.

Accountbook מספקת לכם תמונה מלאה ומפורטת על מצב הכנסות, תקבולי וחייבי העסק וכוללת מספר רב של דוחות כספיים.
דוח ההכנסות - מציג את סך הכנסות העסק נכון למועד הפקתו ומפרט את כלל המסמכים המתעדים את הכנסות העסק. ניתן להגדיר חיתוכים שונים להצגה: תקופה, לקוח וסוג מסמך.
דוח החייבים -מציג את סך הכספים שלקוחות חייבים לעסק נכון למועד הפקתו ומפרט את חיוביי וזיכויי כל לקוח ולקוח. ניתן לצפות בסך החייבים לעסק או ברמת לקוח בודד. דוח גיול חובות משלים אותו ומספק תמונה מלאה על התפלגות החובות מלקוחות על פי גילו של החוב, עד 30 יום, בין 30 ל 60 יום, בין 60 ל 90 יום ומעל 90 יום. ניתן לצפות בסך החייבים לעסק או ברמת לקוח בודד
כרטיס הנהלת חשבונות מציג את יתרת הלקוח נכון למועד הפקתו ומפרט את כלל המסמכים המתעדים את חיוביי וזיכויי הלקוח. יש לבחור לקוח ואת התקופה הרצויה להפקת הדוח.
דוח קבלות חשבונות עסקה מרכז את כלל הקבלות וחשבונות עסקה שהופקו ללקוח בתקופה הנבחרת.
שלוב כל הדוחות הכספיים יש בו כדי לתת לכם 360 מעלות מידע על כל הקשור להכנסות, תקבולי וחייבי העסק.
המערכת כוללת גם דוחות על מסמכים פתוחים ודוחות ניהוליים:
דוח מסמכי טיפול בהזמנה פתוחים מציג את כלל המסמכים אשר הינם חלק מתהליך העסקה וטרם נסגרו, כלומר טרם הופק מהם מסמך המשך או שהעסקה לא התממשה דוח מסמכים כספיים פתוחים מציג את כלל המסמכים הכספים הפתוחים במערכת, מסמכים בהם טרם שויכו תקבולים לחיובים.
דוח מסמכים שהגיע מועד פרעונם מציג חשבוניות מס, חשבוניות מס סוכן וחשבונות עסקה שהגיע מועד פרעונם על פי תאריך התשלום שנקבע בעת הפקת המסמך וטרם שולמו או נסגרו.
בדוח לקוחות ניתן לצפות בככל לקוחות העסק כולל מספר ויתרת לקוח בצורה מרוכזת ובדוח ספר קופה ניתן לקבל תמונה מלאה על כלל התנועות בכספי העסק, הדוח מציג תיעוד של כל הפעולות שהתבצעו עם כספי העסק: קבלת כספים מלקוחות והוצאת כספים מהעסק להפקדה בבנק, החזר ללקחות, העברה לקופה קטנה או לגורם אחר.

Accountbook מפשטת עבורכם את המעקב אחר חייבים ואת תהליך הגביה מלקוחות.
כבר בעמוד הבית ניתן לצפות בסה"כ החייבים לעסק ברבעון האחרון, להשתמש בקיצור דרך לדוח גיול חובות בו ניתן לראות את התפלגות החובות מלקוחות לפי גילו של החוב מיום יצירת המסמך ובדוח חייבים לצפות ביתרת החובה והזכות של כל לקוח ולקוח.
כדי לפשט ולחסוך זמן בתהליך הגבייה לעסקים אשר מקבלים תשלומים באשראי- לקוחותיכם יכולים לשלם לכם באשראי ישירות מתוך החשבונית, לקבל קבלה מיידית, ואתם גובים את החוב ומפיקים קבלה על התשלום שהתקבל מבלי לעשות דבר, נפלא נכון?
נבחר מתוך הרשימה (בתפריט סליקת אשראי) את הסולק עמו אנו סולקים, נגדיר אותו ונשמור.
נפיק חשבונית ללקוח, הלקוח יקבל מיידית קישור לחשבונית לכתובת המייל שלו, עם לחיצה על הקישור תוצג החשבונית באזור האישי של הלקוח, הלקוח יכול כעת לבחור ולשלם מיידית או לחזור למסמך במועד מאוחר יותר לטובת ביצוע התשלום.
כל שנותר הוא למלא את פרטי האשראי, עם קבלת אישור חברת האשראי מופקת ומוצגת ללקוח קבלה באופן אוטומטי, חשבונית המס נסגרת אוטומטית מול הקבלה ויתרת הלקוח מתעדכנת בהתאם.
כמובן שניתן, לחייב את הלקוח בחיוב מרחוק מתוך המערכת באופן די דומה, פשוט ניגש ללשונית קבלת תשלום, פה נראה חיווי על מסמכים שטרם שולמו או שולמו חלקית, נבחר מסמך ששולם חלקית (ניתן לראות כיAccountbook תנכה את הסכום שכבר שולם מהחיוב הנוכחי), נכניס את פרטי האשראי של הלקוח, וקבלה תופק ותשלח אוטומטית. גם עסקים שלא מקבלים תשלומים באשראי יכולים להנות מתהליך התשלום האוטומטי מהחשבונית הודות לאינטגרציה שבנינו עם PayPal .
אם אתם עובדים עם לקוחות מחו"ל קראו את הקטע הבא ותראו כיצד המערכת הרב מטבעית של Accountbook מאפשרת לכם לעבוד במט"ח תוך כדי שמירה על דיוק שקלי של כל מערך ההכנסות והחייבים של העסק

כדי להבטיח חווית משתמש מיטבית לכלל המשתמשים על צורכיהם השונים בנינו מופע יעודי לעסקים שעובדים הן עם לקוחות בישראל והן מחוצה לה, בשקלים ובמט"ח בו זמנית, בעברית ובאנגלית.
כל שעליכם לעשות הוא לבחור בהגדרות העסק כי אתם רוצים לעבוד במערכת הרב מטבעית, להזין את כתובת העסק באנגלית, ניתן אף לקבוע האם אתם רוצים להציג שער המרה וסה"כ בש"ח במסמך שנשלח ללקוח ולהתחיל לעבוד במט"ח.
ניתן לבחור מטבע מתוך רשימה בת 14 המטבעות המופיעים ברשימת שערי בנק ישראל. בקבלה השדה לבחירת המטבע מופיע בחלקו הימני תחתון של המסמך.
נחזור לחשבונית, שימו לב שניתן לבחור מטבע אחד בלבד ולא ניתן לערבב בין מטבעות שונים באותו מסמך, ברשימת פריטים המטבע הקובע יהיה זה שנבחר אחרון ושאר הפריטים ישתנו אוטומטית בהתאם. המערכת תחשב את הסה"כ הן במט"ח והן בש"ח, לטובת תאימות ודיוק הדוחות ויתרת הלקוח.
כדי ליצור מסמך באנגלית כל שיש לעשות זה לבחור בראש המסמך שפת מסמך אנגלית.
נפיק קבלה, נסמן את החשבונית שבגינה התקבל התשלום, המערכת תעביר את מטבע הקבלה באופן אוטומטי למטבע בו נוצרה החשבונית כולל שער ההמרה בו נוצרה החשבונית זאת כאמור כדי להבטיח תאימות שקלית ומט"חית כאחד.
ניתן להציג את המסמכים עם שער המרה וסה"כ בש"ח או ללא למי שלקוחותיו בחו"ל אינם מעוניינים לקבל אינדיקציה שקלית.

Accountbook מאפשרת לכם לייצא לרואה החשבון או יועץ המס שלכם את כל הפעולות שעשיתם במערכת.
שימוש ביכולת זו מייתר את הצורך להעביר בסוף כל חודש למייצג את המסמכים הקשורים בהכנסות העסק ומבטיח כי מסמכים לא ילכו לאיבוד או ישכחו וכל התהליך עתיר הנייר יתבצע באופן אוטומטי וממוחשב.
אתם יכולים בלחיצת כפתור לייצא את כל התנועות לתקופה מסוימת לתוכנות הנהלת החשבונות השונות: עצמאית מבית ט.מ.ל, פריוריטי, חשבשבת וחשבשבת דוס.
לפני יצוא ראשון יש להזין את מספרי החשבון וסוגי התנועה, ניתן לפצל קופה למרכיביה השונים ואף לרדת לרמת פרוט נוספת של סוגי כרטיסי אשראי.
נבחר את התקופה הרלוונטית, ו- Accountbook תפיק את הקובץ המתאים אותו נשלח למייצג שלנו.
לחלופין בנינו ממשק יעודי לרואי חשבון ויועצי מס כך שבהסכמתכם הם יכולים לגשת לחשבונכם ולייבא את התנועות בעצמם כך שגם פעולה זו תחסך לכם.

Accountbook כוללת אזור פרטי ללקוחותיכם באינטרנט. באזור זה נמצאים כל המסמכים שהפקתם עבור אותו לקוח בצורה מרוכזת, המסמכים מסודרים עם אפשרויות חיפוש ומיון. האזור מהווה בעצם פלטפורמה משותפת לעסקים וללקוחותיהם באינטרנט ולוקח את השרות למעלה רמה אחת נוספת. עכשיו החשבוניות שהפקתם ללקוחותיכם לא רק נשלחים במייל עם חתימה דיגיטלית אלא אף מחכים ללקוח במיני Accountbook משלו עם כלים שונים לטיפול במסמכים, מבט מהיר ליתרת חשבונו ופרטי קשר של העסק שלכם. הלקוח יכול לצפות בהצהרת חשבון, עמוד אחד בה מוצגים ללקוח סה"כ חיוביו וזיכוייו כמו גם סך התשלומים שהתקבלו ממנו. הצהרת החשבון כוללת גם פירוט מלא של כל התנועות בחשבונו נכון לאותו תאריך ושעה ביום במידה ואתם מקבלים תשלומים באשראי או עם paypal הלקוח אף יכול אף לשלם לכם מתוך אזור זה