הפקתם של מסמכים כספיים והנהלים אותם יש לקיים נקבעו בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973.
בהוראות אלו נקבעו החובות, האיסורים וההתרים אותם יש לקיים בעת הפקת מסמכים ובין היתר נקבעו הנהלים הקשורים לשינויים וביטולים של מסמכים המופקים ע"י העסק ללקוחותיו והנקראים בלשון המקצועית, "תיעוד פנים".
מתי מותר לשנות מסמך שהופק?
בהוראות לעיל נקבע בצורה מפורשת כי תיעוד פנים אשר הופק באמצעות תוכנת מחשב אסור לבצע בו כל שינוי לאחר שהופק.
מה כן ניתן לבצע בכל זאת?
כלל שינוי מסמך יעשה ע"י ביטולו והפקת מסמך חדש, המתוקן. אופן הביטול והנהלים אותם יש לקיים תלויים בסוג המסמך:
-
קבלה
בהוראות ניהול פנקסים נקבע כי לא ניתן להפיק מסמך עם סכום שלילי ולכן ביטול קבלה יעשה ע"י יצירת מסמך יציאה מקופה לטובת הלקוח. לאחר מכן יש להפיק את הקבלה מחדש.
-
חשבונית מס
כאמור לא ניתן להפיק מסמך כספי עם סכום שלילי ולכן הביטול יעשה ע"י הפקת מסמך חשבונית מס זיכוי. בהוראות נקבעו כללים מאוד קשיחים להכרה בחשבונית מס זיכוי וזאת בהתאם למצב חשבונית המס המקורית:
-
חשבונית המקור טרם יצאה ללקוח
יש להפיק את הזיכוי לשמור את המקור יחד עם חשבונית מס מקור.
-
חשבונית המקור נשלחה ללקוח יש לנהוג באחת מהדרכים הבאות:
- הלקוח אישר קבלת הודעת הזיכוי בחתימתו על ההעתק שנשאר בעסק.
- הודעת הזיכוי נשלחה ללקוח בדואר רשום עם אישור מסירה, כאשר אישור המסירה ישמר בעסק.
- הלקוח שלח בפקס חוזר הודעה שהזיכוי התקבל.
- הלקוח שלח אישור בחתימה אלקטרונית מאושרת, המאשר את קבלת הזיכוי.
-
חשבונית מס/קבלה
על מנת לבטל מסמך זה יש לנהוג לגבי כל אחד מחלקי המסמך בהתאם למתואר בסעיפים א' וב' אשר לעיל.
-
חשבון עסקה
מסמך זה אינו כפוף להוראות האמורות לעיל ואינו נחשב למסמך לצורך ניהול פנקסי חשבונות, יחד עם זאת על מנת לשמור על הנתונים במערכת החשבונות הממוחשבת והתאמתם למסמכים אשר הועברו ללקוחות, לא ניתן לשנותו אלא ע"י ביטולו. הביטול יעשה ע"י הפקת חשבון עסקה עם סכומים שליליים.